Prowadzenie ksiąg handlowych (pełnej księgowości) jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości — dotyczy to przedsiębiorców spełniających określone kryteria lub tych, którzy zdecydują się na taką formę dobrowolnie. Poniżej przejrzyste kryteria, wyjątki i praktyczne wskazówki, które stosujemy przy obsłudze ksiąg handlowych.
Kto musi prowadzić księgi handlowe?
- Spółki kapitałowe — sp. z o.o. i S.A. obowiązkowo prowadzą pełną księgowość.
- Spółki osobowe w określonych przypadkach — m.in. spółka komandytowo‑akcyjna; oraz spółki jawne/partnerskie/komandytowe jeśli w umowie lub przepisach mają obowiązek.
- Jednostki, które przekroczyły progi określone w ustawie o rachunkowości — np. określone wartości aktywów, przychodów lub liczby zatrudnionych (progi mogą się zmieniać; stosujemy aktualne kryteria przy audycie).
- Podmioty prowadzące działalność w formie określonej przez przepisy sektorowe — np. niektóre instytucje finansowe, ubezpieczeniowe czy podmioty podlegające szczególnym regulacjom.
- Dobrowolne przejście — przedsiębiorca może zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości mimo braku obowiązku (np. dla przejrzystości finansowej, przy pozyskiwaniu finansowania).
Kiedy przejście na księgi handlowe jest wymagane z urzędu?
- Po przekroczeniu ustawowych progów działalności (aktywa, przychody, zatrudnienie) — zwykle rozliczeniowych za poprzedni rok obrotowy.
- Przy przekształceniach formy prawnej (np. z działalności jednoosobowej na spółkę z o.o.).
- Gdy przepisy branżowe lub kontrakty wymagają sprawozdawczości w formie rachunkowości pełnej.
Co oznacza prowadzenie ksiąg handlowych — obowiązki praktyczne
- Ewidencja wszystkich operacji gospodarczych w układzie kont księgowych.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, rachunek przepływów pieniężnych (jeśli wymagany).
- Prowadzenie rejestrów środków trwałych, rozliczeń międzyokresowych, ewidencji VAT (o ile dotyczy).
- Miesięczne/kwartalne zamknięcia, sporządzanie deklaracji podatkowych i raportów zarządczych.
- Przechowywanie dokumentacji księgowej zgodnie z terminami ustawowymi i zapewnienie jej kompletności na potrzeby kontroli i audytu.
Wyjątki i alternatywy
- Mikroprzedsiębiorcy i osoby fizyczne prowadzące działalność często korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub ryczałtu — zamiast pełnej księgowości, o ile nie zachodzą przesłanki do prowadzenia ksiąg handlowych.
- Decyzja o formie księgowości wpływa na obowiązki sprawozdawcze, koszty prowadzenia ksiąg i sposoby rozliczeń podatkowych.
Jak pomożemy przy przejściu lub prowadzeniu ksiąg handlowych
- Przeprowadzimy wstępny audyt kwalifikujący — ocenimy, czy obowiązek dotyczy Twojej firmy i od kiedy.
- Przygotujemy plan wdrożenia ksiąg handlowych: migracja danych, konfiguracja kont księgowych, integracja z systemami sprzedaży/ERP.
- Prowadzimy pełną ewidencję księgową, sporządzamy sprawozdania i deklaracje oraz obsługujemy audyty i kontrole.
- Doradzimy optymalizację procesów i raportowanie zarządcze oraz przygotujemy wycenę i harmonogram prac.
Krótkie wskazówki praktyczne
- Sprawdź progi i formę prawną na koniec roku obrotowego — przekroczenie progów zwykle wymusza zmianę od następnego roku obrotowego.
- Przy przekształceniach prawnych zaplanuj wdrożenie ksiąg z wyprzedzeniem (migracja danych).
- Jeśli nie jesteś pewien, czy obowiązek dotyczy Twojej firmy — poproś o bezpłatny audyt; przygotujemy precyzyjną rekomendację.
Jeśli chcesz, wykonamy bezpłatną wstępną analizę Twojej sytuacji i przedstawimy termin, od którego konieczne byłoby prowadzenie ksiąg handlowych oraz proponowany zakres usługi i koszt jej wdrożenia.